यह विश्वास बढ़ रहा है कि एआई पूरे उद्यम में दक्षता को अनलॉक कर देगा। वास्तव में, कई संगठन इसके विपरीत की खोज कर रहे हैं, एआई केवल उतना ही प्रभावी है जितना कि वह ज्ञान प्राप्त करता है। और यहीं पर अधिकांश कंपनियां पिछड़ जाती हैं।
मुद्दा जानकारी की कमी का नहीं है. उद्यमों के पास पहले से ही इसकी बड़ी मात्रा मौजूद है। वास्तविक चुनौती यह है कि उनका सबसे मूल्यवान ज्ञान, आंतरिक टीमों द्वारा वर्षों में बनाई गई विशेषज्ञता बिखरी हुई, असंगत और अक्सर उस समय पहुंच से बाहर है जब यह सबसे अधिक मायने रखती है। जब तक यह परिवर्तन नहीं होता, AI सार्थक मूल्य प्रदान करने के लिए संघर्ष करेगा।
जैसे-जैसे कंपनियां एआई को वर्कफ़्लो में एम्बेड करने के लिए दौड़ती हैं, अक्सर महत्वपूर्ण धारणा को नजरअंदाज कर दिया जाता है, कि अंतर्निहित ज्ञान सटीक और अद्यतित है। व्यवहार में, यह शायद ही कभी सच होता है।
पुराने दस्तावेज़, परस्पर विरोधी दिशानिर्देश और खंडित स्रोत आसानी से गलत आउटपुट दे सकते हैं। ग़लत ढंग से प्रस्तुत किया गया प्रमाणीकरण किसी सौदे को रोक सकता है। गलत गोपनीयता विवरण अनुपालन संबंधी समस्याओं को जन्म दे सकता है। यहां तक कि अप्रचलित निर्देशों के आधार पर नियमित ग्राहक सहायता भी गलत हो सकती है। इन स्थितियों में, ग़लत होने की कीमत तेज़ होने के फ़ायदे से कहीं ज़्यादा है।
यही कारण है कि ज्ञान शासन प्राथमिकता बनती जा रही है। संगठनों को यह सुनिश्चित करने के लिए स्पष्ट स्वामित्व, नियमित सत्यापन और सख्त संस्करण नियंत्रण की आवश्यकता है कि उनकी टीमें और एआई सिस्टम जिस पर भरोसा करते हैं वह भरोसेमंद है। इस आधार के बिना, AI को स्केल करने का मतलब केवल जोखिम को स्केल करना है।
एक अन्य संरचनात्मक मुद्दा यह है कि ज्ञान को कैसे रखा जाता है। कई संगठनों में, विशेषज्ञता प्रणालियों के बजाय व्यक्तियों के पास रहती है। इससे रुकावटें पैदा होती हैं. टीमें उत्तर के लिए मुट्ठी भर विशेषज्ञों पर निर्भर रहती हैं, जिससे निर्णय लेने की गति धीमी हो जाती है और स्केलेबिलिटी सीमित हो जाती है।
यह बदलाव उस विशेषज्ञता को पूरे संगठन में वितरित करने की ओर है। ज्ञान को विशिष्ट भूमिकाओं या विभागों में बंद करने के बजाय, यह एक साझा प्रणाली का हिस्सा बन जाता है जिसे कई टीमें एक्सेस कर सकती हैं और योगदान कर सकती हैं।
इससे न केवल कार्यकुशलता में सुधार होता है; यह संगठनों के संचालन के तरीके को बदल देता है। टीमें अधिक संरेखित हो जाती हैं, प्रतिक्रियाएँ अधिक सुसंगत हो जाती हैं, और निर्णय लेने की क्षमता अधिक सूचित हो जाती है। साथ ही इस बदलाव के लिए अनुशासन की भी आवश्यकता है। सटीकता की कीमत पर व्यापक पहुँच नहीं मिल सकती। गुणवत्ता बनाए रखने के लिए स्पष्ट संरचनाएं, परिभाषित जिम्मेदारियां और समीक्षा तंत्र आवश्यक हैं क्योंकि अधिक योगदानकर्ता इसमें शामिल होते हैं।
कई कंपनियों का मानना है कि वे पहले से ही ज्ञान का प्रबंधन करते हैं क्योंकि उनके पास जगह-जगह रिपॉजिटरी हैं। लेकिन जानकारी संग्रहीत करना उसे क्रियान्वित करने के समान नहीं है। स्थैतिक भंडार समय के साथ ख़राब होते जाते हैं। सामग्री पुरानी हो जाती है, संदर्भ खो जाता है और विश्वास ख़त्म हो जाता है।
इसके बजाय अग्रणी संगठन जो निर्माण कर रहे हैं वह गतिशील ज्ञान प्रणालियाँ हैं। विश्वसनीयता, नवीनता और सत्यापन के स्पष्ट संकेतकों के साथ ये सिस्टम लगातार विकसित होते रहते हैं। वे मनुष्यों और एआई दोनों को शीघ्रता से आकलन करने की अनुमति देते हैं कि जानकारी पर भरोसा किया जा सकता है या नहीं।
इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि वे अंतर्दृष्टि सृजन को सक्षम बनाते हैं। जब ज्ञान टीमों के बीच प्रवाहित होता है, तो पैटर्न उभरने लगते हैं, ग्राहकों की चिंताएँ बार-बार सामने आने लगती हैं, अनुपालन आवश्यकताओं में बदलाव होता है, या प्रौद्योगिकी के आसपास नई अपेक्षाएँ सामने आने लगती हैं। ये संकेत सीधे कार्यों में रणनीति को आकार दे सकते हैं। यहीं से ज्ञान वास्तविक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ पैदा करना शुरू करता है।
एआई के आसपास की बातचीत अक्सर टूल और मॉडल पर केंद्रित होती है। लेकिन वास्तविक विभेदक कहीं और है, कि कोई संगठन अपने ज्ञान को कितनी अच्छी तरह प्रबंधित करता है।
जो कंपनियां ज्ञान को एक संरचित, विकसित प्रणाली के रूप में मानती हैं उन्हें ठोस लाभ मिलता है। जोखिम कम हो जाता है क्योंकि निर्णय विश्वसनीय इनपुट पर आधारित होते हैं। टीमें तेजी से आगे बढ़ती हैं क्योंकि वे अब खंडित जानकारी पर निर्भर नहीं रहती हैं। ग्राहकों को स्पष्ट, अधिक सुसंगत अनुभव प्राप्त होते हैं।
शायद सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आंतरिक विशेषज्ञों को बार-बार एक ही प्रश्न का उत्तर देने से मुक्ति मिलती है, जिससे उन्हें उच्च मूल्य वाले काम पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है। इस माहौल में, एआई अनिश्चितता का स्रोत बनना बंद कर देता है और एक बल गुणक बन जाता है। जिन संगठनों को यह अधिकार प्राप्त है वे न केवल एआई को सफलतापूर्वक अपनाएंगे; वे फिर से परिभाषित करेंगे कि काम कैसे किया जाता है।
(व्यक्त विचार निजी हैं)
यह लेख रिस्पॉन्सिव के मुख्य कार्यकारी अधिकारी और सह-संस्थापक गणेश शंकर द्वारा लिखा गया है।
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